UNRAVELING THE MAIN ASPECTS OF KEY PERFORMANCE INDICATORS APPLIED TO THE HEALTHCARE SECTOR: A LITERATURE REVIEW

Abstract

The multiplicity and complexity of the modern Healthcare Sector (HCS) have brought attention to the importance and co-relation between Performance Measurement and Management (PMM) practices and the success of HCS organizations. Key Performance Indicators (KPI) stand out for being an important and well-known PMM tool that can be applied alone or integrated into many methodologies for measuring, monitoring, evaluating, and managing the performance of distinct HCS fields. Properly using KPIs for performance assessment is not only a matter of “how they are defined”, but also “what is measured”, “which indicators measure it” and “how they are measuring it”. However, knowing it does not make it any easier. Incompleteness and inconsistency of KPIs throughout the literature and practice summed to the high number of variables on which it depends have raised some concerns about how to put KPIs to better use. To address these issues, the main goal of this work is to (i) determine which KPIs are being used to assess and monitor the performance of any instance inside the HCS, (ii) categorize, and (iii) propose a unique definition and description of them to try and reduce the inconsistency factor. To this end, this research has conducted a literature review based on the PRISMA Protocol. Hospitals, the heart of the sector, and Emergency Departments, its main point of entry, were the main focus of PMM-HC in most studies. Then, by considering the nature and objective of the KPIs found, this work proposed classifying them based on their approaches into: Accessibility, Supply Chain, Resources, Stakeholder, Financial, Operational, Environmental, Educational, and Pharmaceutical indicators. As the Operational approach comprehends most indicators and studies, and EDs crowding and waiting times are considered a major international problem, 10 operational KPIs for ED-PMM were normalized based on the Focus, Activity, Statistic, Scale type, and Reference Framework.

A multiplicidade e complexidade do Setor de Saúde (SS) no cenário atual chamam a atenção para a importância e correlação entre as práticas de Gestão de Performance (GP) e o sucesso das organizações nele inseridas. Os Indicadores Chave de Desempenho (KPI) destacam-se por serem uma importante e conhecida ferramenta de GP que pode ser aplicada isoladamente ou integrada a diversas metodologias de metrificação, monitoramento, avaliação e gestão de desempenho de distintas áreas do SS. O uso adequado de KPIs para avaliação de desempenho não é apenas uma questão de “como eles são definidos”, mas também “o que é medido”, “quais indicadores medem” e “como eles estão medindo”. No entanto, o saber não facilita a prática. A incompletude e a inconsistência dos KPIs ao longo da teoria e da prática somada ao elevado número de variáveis das quais depende levantaram algumas preocupações sobre como melhor utilizar os KPIs. Para resolver esses problemas, o principal objetivo deste trabalho é (i) determinar quais KPIs estão sendo utilizadospara avaliar e monitorar o desempenho de qualquer instância dentro do SS, (ii) categorizar e (iii) propor uma definição e descrição exclusivas desses KPIs para tentar reduzir a inconsistência. Para tanto, esta pesquisa realizou uma revisão de literatura com base no Protocolo PRISMA. Hospitais, considerado o coração do setor, e Departamentos de Emergência, sua principal porta de entrada, foram o foco principal do GP-SS na maioria dos estudos. Em seguida, considerando a natureza e o objetivo dos KPIs encontrados, este trabalho propôs classificá-los com base em suas abordagens em: Acessibilidade, Cadeia de Suprimentos, Recursos, Stakeholder, Financeiro, Operacional, Ambiental, Educacional e Farmacêutico. Como a abordagem Operacional abrange a maioria dos indicadores e estudos, e a lotação e os tempos de espera dos DEs são considerados um grande problema internacional, 10 KPIs operacionais para o ED-PMM foram normalizadoscom base no Foco, Atividade, Estatística, Escala e Referência